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Valeurs de l'UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe                    • L’Afrique en premier

• Transparence et responsabilité                                          • Intégrité et impartialité

• Efficacité et professionnalisme                                           • Information et partage des connaissances

Informations sur l'organisation

Rend compte à: Représentant spécial du Président de la Commission (RSPC)/Chef du Bureau
Direction/Département/Organe: Affaires politiques, Paix et Sécurité (PAPS) – Bureau de liaison de l’Union africaine (AULO) - Soudan du Sud
Division: Bureau de liaison de l’Union africaine (AULO) à Juba
Nombre de rapports directs:1
Nombre de rapports indirects:0
Grade du poste: GSA4
Nombre de postes: 1
Type de contract: Fixed Term
Lieu: Juba (Soudan du Sud)

Objectif du poste

Assurer un soutien bilingue en matière de secrétariat, de tâches administratives et de gestion au bureau de l’AULO à Juba, en garantissant une communication efficace, la confidentialité, la coordination des activités du bureau et le bon fonctionnement du service d’accueil du RSPC ; aider le bureau à gérer la correspondance, la planification des rendez-vous, la traduction, le classement et la transmission des rapports au siège.

Principales fonctions

•    Fournir en temps opportun un soutien opérationnel et administratif bilingue (anglais + arabe) ;
•    Mettre en œuvre les activités courantes du Bureau, assurer le suivi des tâches et fournir des mises à jour régulières ;
•    Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes, notamment le siège de l’UA, les homologues gouvernementaux, les partenaires et le personnel de la Mission ;
•    Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions et des résultats de la correspondance, et veiller à leur mise en œuvre ;
•    Préparer les communications courantes du Bureau, compiler les données et soutenir les processus d’établissement de rapports ;
•    Gérer et améliorer les systèmes d’archivage et de recherche de documents, en garantissant la confidentialité ;
•    Apporter un soutien logistique pour les réunions, les missions et les activités du Bureau ;
•    Veiller à la disponibilité et à l’entretien des locaux, des fournitures et des équipements du Bureau

Responsabilités spécifiques

•    Saisir, relire et mettre en forme des documents, rapports, courriers, notes de service et courriels dans les deux langues de travail de l’UA (anglais + arabe)  ;
•    Rédiger la correspondance courante en vue de la signature du RSPC ou des supérieurs hiérarchiques ;
•    Traduire des documents courts, des courriels et des communications de l’anglais vers l’arabe et inversement ;
•    Accueillir les visiteurs, le personnel et les partenaires ; fournir des informations de base sur les procédures et les orienter de manière appropriée ;
•    Gérer un système de classement et d’archivage adéquat pour tous les documents entrants et sortants, en garantissant la confidentialité des dossiers sensibles ;
•    Gérer l’agenda du RSPC, planifier les rendez-vous et coordonner les réunions internes et externes ;
•    Filtrer et gérer les appels téléphoniques et les courriels ; assurer un suivi en temps opportun auprès des supérieurs hiérarchiques et des partenaires ;
•    Apporter un soutien à la préparation, à la mise en forme et à la transmission des rapports au siège de l’UA ;
•    Aider à l’organisation de réunions, d’ateliers et d’événements officiels, y compris la préparation des ordres du jour, des comptes rendus et des actions de suivi ;
•    Surveiller les fournitures de bureau et veiller à leur réapprovisionnement en temps opportun ;
•    Fournir un soutien administratif quotidien au Bureau de l’AULO et à ses unités ;
•    Assurer des fonctions d’accueil lorsque cela est nécessaire ;
•    S’acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée par le RSPC ou les supérieurs hiérarchiques.

Formations universitaires et expériences requises

•    Le candidat doit être titulaire d’un diplôme niveau Bac+2 en services administratifs, gestion de bureau, secrétariat ou dans un domaine connexe, avec une expérience pertinente de trois (3) ans  ;

OU
•    Il doit être titulaire d’une Licence (Bac+3) dans les domaines susmentionnés, avec une expérience pertinente de deux (2) ans.

•    Vitesse de frappe : 50 mots par minutes.
•    La maîtrise de l’anglais et de l’arabe est obligatoire pour ce poste.
•    Une expérience de travail dans le cadre d’une mission sur le terrain ou dans un environnement de conflit ou de post-conflit serait un atout supplémentaire.

Compétences requises

•    Excellentes compétences informatiques (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, messagerie électronique, applications Internet) ;
•    Solides compétences en matière d’organisation et de planification ;
•    Excellentes aptitudes relationnelles et de communication ;
•    Capacité à respecter la confidentialité et à traiter des informations sensibles ;
•    Solides compétences en communication bilingue (à l’oral et à l’écrit) ;
•    Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

DURÉE DU CONTRAT:

L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat à durée déterminée pour une période de vingt-trois (23) mois, dont les 3 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. 

ÉGALITÉ DE CHANCES :

La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

DES LANGUES:
La maîtrise de l'une des langues de travail de l'UA (anglais, arabe, espagnol, français, kiswahili et portugais) est obligatoire et la maîtrise d'une autre langue de l'UA est un atout supplémentaire.

RÉMUNÉRATION :

Le salaire correspondant à cette fonction (GSA4 Échelon 5) est une somme forfaitaire annuelle de 35,802.03 $, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires locaux de la Commission.

Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 1er Septembre 2026 à 23h59 GMT+3.

-Ce poste est ouvert aux ressortissants Sud Soudanais et aux non-ressortissants résidant dans le pays et disposant d'un permis de travail en cours de validité UNIQUEMENT.
-Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés.
-Seuls les dossiers de candidature complets soumis en ligne, avec un curriculum vitae (CV), un passeport africain et les qualifications universitaires requises, telles qu'un diplôme de niveau (Bac+2), une Licence (Bac+3), un Master (Bac+5) ou tout autre certificat pertinent en rapport avec le domaine d'expertise, seront examinés.