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Valeurs de l'UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe                    • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité                                         • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme                                          • Information et partage des connaissances

Informations sur l'organisation

• Rattachement hiérarchique : Directeur de l’Administration douanière

• Direction/Département : Administration douanière

• Nombre de subordonnés directs : 0

• Nombre de subordonnés indirects : 0

• Grade du poste : GSA06

• Type de contrat : Contrat à durée déterminée

• Lieu d’affectation : Accra, Ghana

Principales fonctions

• • Fournir un appui opérationnel en temps opportun.
  • Contribuer à la planification des activités.
  • Élaborer les calendriers opérationnels de travail et assurer le suivi de leur mise en œuvre.
  • Coordonner et/ou participer aux activités d’assistance technique et/ou aux opérations logistiques.
  • Contribuer à la mise en place, à l’amélioration et à la maintenance des processus et systèmes opérationnels.
  • Préparer les correspondances administratives du Bureau et rédiger des rapports.
  • Assurer les communications au niveau opérationnel et fournir des mises à jour régulières.

Objectif du poste

Responsabilités spécifiques

• • Analyser les activités du Projet de modernisation des douanes (ACMP) et en assurer le suivi global afin de garantir la fourniture, en temps opportun, d’un appui administratif général et spécialisé.

  • Prendre l’initiative et assurer le soutien à l’organisation des réunions, notamment la coordination des invitations, des confirmations de participation, des réservations de billets et des arrangements d’hébergement pour les différents participants, pour le Bureau du Directeur et, plus largement, pour l’ACMP, selon les besoins.

  • Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes sur les questions administratives relevant du Département, notamment celles relatives aux infrastructures et installations (espaces de bureaux et équipements), à la sécurité et au protocole (badges de sécurité et d’identification, passeports), avec l’appui des autres membres du personnel de secrétariat et du personnel administratif.

  • Assurer la liaison avec la Direction de l’administration et de la gestion des ressources humaines (AHRMD), la Direction des finances et les autres Départements afin de fournir un appui direct dans des domaines tels que, sans s’y limiter : les achats et la gestion des voyages ; la gestion des congés ; la gestion de la performance ; la gestion des contrats ; la gestion budgétaire ; l’interprétation, la traduction et l’organisation des salles et lieux de réunion, respectivement.

  • Participer à l’élaboration, à la mise en œuvre et au suivi des budgets, et assurer, selon les besoins, la liaison avec les partenaires sur les questions budgétaires au nom de la Direction.

  • Veiller à l’approvisionnement et à la commande, dans les délais requis, des fournitures de bureau et des équipements nécessaires au Département.

  • Être responsable de la compilation des informations relatives aux missions officielles du personnel, aux différents déplacements professionnels et aux calendriers de congés, afin d'assurer une meilleure visibilité sur la présence du personnel et une répartition efficace des tâches.

  • Créer, mettre à jour et tenir des dossiers spécifiques (à caractère confidentiel ou destinés à être facilement accessibles au Chef de Département et au Directeur), au moyen d’un système de classement structuré, et assurer la tenue d’un système de gestion des dossiers permettant leur suivi et leur traçabilité.

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• Garantir la confidentialité des informations et des dossiers administratifs.

• Préparer les correspondances (notes de service et lettres sortantes destinées aux interlocuteurs internes et externes), les résumés analytiques, les rapports, les notes d’information, les présentations PowerPoint ainsi que tout autre document requis.

• Contribuer à la préparation, au contrôle qualité et à la compilation des documents relatifs aux finances, à l’administration et à la gestion des ressources humaines.

• Assurer le suivi des résultats et des décisions issus des réunions et des échanges de correspondance, et apporter le soutien nécessaire au suivi de leur mise en œuvre. Préparer, selon les besoins, des rapports de mise à jour à l’attention du Directeur.

• Préparer et participer aux différentes réunions départementales, rédiger les procès-verbaux et/ou les comptes rendus pour examen et validation par les participants, et assurer l’archivage des procès-verbaux.

• Fournir un appui en matière de communication afin de garantir des réponses rapides aux demandes de renseignements, aux courriels et aux correspondances, et apporter, au besoin, un soutien à l’équipe des secrétaires.

• Expérience dans la coordination de conférences continentales et internationales, de forums et de réunions statutaires.

• Expérience dans la fourniture d’un appui exécutif aux Directeurs et aux cadres supérieurs.

• Expérience en communication multilingue et en traduction de documents (anglais/français).

• Expérience dans la gestion des relations avec les parties prenantes, notamment les organisations régionales et internationales.

• Expérience dans la coordination des missions, de la logistique des voyages et des arrangements protocolaires.

• Expérience dans la gestion des systèmes électroniques et physiques de classement et de gestion documentaire.

• Expérience professionnelle au sein des institutions de l’Union africaine, des Communautés économiques régionales (CER) ou d’organisations internationales.

Formations universitaires et expériences requises

• Être titulaire d’un diplôme en gestion des entreprises, en administration des affaires ou dans tout autre domaine connexe, délivré par un établissement d’enseignement reconnu, et justifier d’au moins trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de l’administration et/ou du secrétariat.

• Les candidats titulaires d’une licence en gestion des entreprises, en administration des affaires ou dans tout autre domaine connexe, délivrée par un établissement d’enseignement reconnu, doivent justifier d’au moins deux (2) années d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de l’administration et/ou du secrétariat.

• Un diplôme de niveau supérieur constituera un atout supplémentaire.

• Une expérience en gestion de bureau est obligatoire.

• Une expérience dans la planification et la coordination de réunions avec diverses parties prenantes est requise.

• Une expérience professionnelle dans l’utilisation du système SAP constituera un atout supplémentaire.

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Compétences requises

•    Capacité à établir des relations et à faciliter les interactions avec les autres ; 
•    Capacité à faire preuve d’esprit critique et à résoudre des problèmes ; 
•    Capacité à communiquer à l’oral et à l’écrit ;
•    Compétences en rédaction de rapports et en présentation ;
•    Compétences en matière de planification et d’organisation ;
•    Conscience de l’importance du respect des délais et de l’obtention de résultats ; 
•    Connaissance des processus politiques internationaux et régionaux ainsi que de l’analyse des politiques dans le domaine concerné ; et  
•    Maîtrise d’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, portugais, espagnol et swahili) et la maîtrise d’une autre langue de l’UA serait un atout.

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

DURÉE DU CONTRAT :

La nomination sera effectuée dans le cadre d’un contrat à durée déterminée d’une période d’un (1) ou de deux (2) ans. Par la suite, le contrat pourra être renouvelé jusqu’à deux fois, sous réserve d’une évaluation positive des performances et de la disponibilité des fonds.

ÉGALITÉ DES GENRES :

L’Union africaine est un employeur qui prône l’égalité des chances, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leur candidature.

LANGUES :

La maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (arabe, anglais, français, kiswahili, portugais et espagnol) est obligatoire. La maîtrise d’une autre langue de l’Union africaine constitue un atout supplémentaire.

RÉMUNÉRATION :

Le salaire afférent à ce poste est un montant forfaitaire annuel de 34 687,64 dollars américains, incluant toutes les indemnités applicables au personnel recruté localement du Secrétariat de la ZLECAf.

• Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 20 novembre 2026 à 23 h 59 UTC.

• Seuls les candidats remplissant toutes les exigences du poste et présélectionnés pour un entretien seront contactés.

• Seuls les candidats ayant soumis une candidature en ligne dûment remplie, accompagnée d’un curriculum vitae (CV), d’un passeport africain et des qualifications académiques requises, telles que les diplômes, licences, masters et tout certificat pertinent en rapport avec le domaine d’expertise, seront pris en considération.

• Les candidats originaires des pays les moins représentés au sein de l’Union africaine sont vivement encouragés à postuler aux postes correspondant à leur profil. Ces pays comprennent : l’Algérie, l’Angola, le Cap-Vert, la République centrafricaine, les Comores, l’Égypte, la Guinée équatoriale, l’Érythrée, l’Eswatini, la Guinée, la Guinée-Bissau, le Libéria, la Libye, Madagascar, le Mali, le Maroc, la Namibie, le Niger, la R.A.S.D., Sao Tomé-et-Principe, les Seychelles, la Somalie et la Tunisie.

Requisition ID: 3136