ATTENTION!!!

• Respect de la diversité et du travail d’équipe                    • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité                                         • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme                                          • Information et partage des connaissances

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Informations sur l'organisation

Rend compte à: Coordinateur du CELHTO et chargé principal
Direction/Département/Organe: Santé, Affaires humanitaires et Développement social (HHS)
Division: CELHTO
Nombre de rapports directs: 0
Nombre de rapports indirects: 0
Grade du poste: GSA4
Nombre de postes: 2
Type de contract: Régulier
Lieu: Niamey (Niger)
 

Objectif du poste

•    Fournir des services de secrétariat et de soutien administratif au superviseur ou au département désigné pour assurer son bon fonctionnement.
 

Principales fonctions

•    Fournir un soutien opérationnel en temps utile ;
•    Mettre en œuvre les activités opérationnelles conformément au calendrier et établir des rapports ;
•    Aider au suivi des activités logistiques, à la mise en œuvre des activités et à la fourniture d’informations actualisées ;
•    Communiquer de manière efficace avec les parties prenantes internes et externes ;
•    Assurer le suivi des décisions issues des réunions et des résultats issus des échanges et veiller à leur mise en œuvre ;
•    Préparer les communications quotidiennes du bureau et aider à la compilation des données et des informations à des fins de production de rapports ;
•    Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’enregistrement et de recherche ;
•    Assurer le suivi de la fourniture et de l’entretien des installations et du matériel de bureau.
•    S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son superviseur.
 

Responsabilités spécifiques

•    Recevoir la correspondance courante et préparer les réponses pour signature par les superviseurs ; 
•    Saisir et corriger les documents, les rapports, etc. qui pourraient être demandés par ses superviseurs ; 
•    Recevoir les visiteurs et les membres du personnel et leur fournir les informations de base sur les questions et les procédures pertinentes ;
•    Aider au suivi des activités logistiques, à la mise en œuvre des activités et à la fourniture d’informations actualisées ;
•    Maintenir un système de classement et d’enregistrement approprié pour tous les courriers et documents entrants et sortants ; 
•    Répondre et filtrer les différentes correspondances telles que les appels téléphoniques et les messages électroniques et assurer le suivi avec les superviseurs et les partenaires ; 
•    Tenir à jour l’agenda des rendez-vous des superviseurs ; 
•    Assurer un bon entretien du matériel et signaler toute défaillance à des fins d’entretien et autres actions requises ;
•    Fournir un soutien administratif quotidien de routine aux différents services des Unités auxquelles le titulaire est rattaché ;
•    Veiller au stock de papeterie, à la disponibilité des équipements et des fournitures au sein du bureau dont il a la charge ;
•    Assurer des services d’accueil, le cas échéant ; et 
•    S’acquitter de toute autre tâche et responsabilité qui pourrait lui être confiée.

Formations universitaires et expériences requises

• Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, services administratifs, gestion de bureau ou dans un domaine d’études connexe, avec une expérience pertinente de 3 ans en secrétariat dans des organisations publiques, des missions diplomatiques, des organisations internationales ou des organisations non gouvernementales internationales.

          Ou 

• Il doit être titulaire d’une Licence (Bac+3) en secrétariat, services administratifs, gestion de bureau ou dans un domaine d’études connexes, avec une expérience pertinente d’au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat dans des organisations publiques, des missions diplomatiques, des organisations internationales ou des organisations internationales non gouvernementales.
• Une formation liée à la communication serait un atout supplémentaire.

Compétences requises

•    Excellente connaissance des applications bureautiques telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint ;
•    Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ; 
•    Très bonnes compétences en dactylographie, avec une vitesse d’au moins 50 mots par minute ;
•    Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles ;
•    Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite ;
•    La maîtrise d’une des langues de travail officielles de l’UA (anglais, arabe, espagnol, kiswahili, portugais) est obligatoire. La connaissance de deux des langues susmentionnées, notamment l’anglais et le français, serait un atout supplémentaire.
 

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

ÉGALITÉ DE CHANCES:

La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION:

L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat régulier pour une période de 3 ans, dont les 12 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période de deux ans, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants.

DES LANGUES:

Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (Anglais, Arabe, Espagnol, Français, Portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.

RÉMUNÉRATION:

À titre indicatif, le salaire de base pour ce poste est de 12,834 $ EU (GSA4 Échelon 1) par an. À ce salaire s’ajoutent d’autres émoluments, tels que l’indemnité de poste (57% du salaire de base), l’indemnité de logement (16,813.44 $ EU par an), l’indemnité pour frais d’études (100 % des frais de scolarité et d’autres frais connexes jusqu’à un maximum de 10 000 $ EU par enfant et par an), pour les fonctionnaires internationaux et de 3 330 $ EU par enfant et par an, pour les fonctionnaires locaux.

 Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 21 Novembre 2024 à 23h59 GMT+3.
-Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés.
-Seuls les dossiers de candidature complets soumis en ligne, avec un curriculum vitae (CV), un passeport africain et les qualifications universitaires requises, telles qu'un diplôme de niveau (Bac+2), une Licence (Bac+3), un Master (Bac+5) ou tout autre certificat pertinent en rapport avec le domaine d'expertise, seront examinés.
-L’Union africaine est un employeur qui respecte l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées.
-Les ressortissants des pays les moins représentés au sein de l’Union africaine sont vivement encouragés à soumettre leurs candidatures pour des postes qui correspondent à leurs profils : Algérie, Angola, Cap-Vert, République centrafricaine, Comores, Égypte Guinée équatoriale, Erythrée, Eswatini Guinée, Guinée-Bissau, Libéria, Libye, Madagascar, Mali, Maroc, Namibie, R.D. Sahraoui, Sao Tomé-et-Principe Seychelles, Somalie, Tunisie.