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Valeurs de l'UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe                • L’Afrique en premier

• Transparence et responsabilité                                     • Intégrité et impartialité

• Efficacité et professionnalisme                                     • Information et partage des connaissances

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Informations sur l'organisation

Rend compte à: Chargé principal des ressources humaines et de l’administration

Direction: DARBE

Division: BIRA-UA

Nombre de rapports directs: 0

Nombre de rapports indirects: 0

Grade du poste: GSA3

Nombre de postes: 1

Type de contract: Régulier

Lieu: Nairobi, Kenya

Objectif du poste

Créée en tant qu’organisation continentale panafricaine unique en son genre, l’Union africaine est chargée de conduire le processus d’intégration rapide et de développement durable de l’Afrique par la promotion de l’unité, de la solidarité, de la cohésion et de la coopération entre les peuples et les États africains, ainsi que par l’établissement d’un nouveau partenariat avec les autres régions du monde. Son siège est situé à Addis-Abeba, capitale de l'Éthiopie.
En vue de la réalisation de ces objectifs, l’Union africaine entend renforcer sa capacité à s’acquitter de sa mission en procédant, entre autres, à la mise en œuvre de sa nouvelle structure organisationnelle et au pourvoi des postes permanents et des postes de courte durée.

La Commission de l'Union africaine invite les ressortissants des États membres à soumettre leurs candidatures au poste régulier de Chargé de l’enregistrement et des stocks au sein de l’Unité chargée de l’Administration et de la Gestion des ressources humaines du Bureau interafricain des ressources animales (BIRA), au sein de la Direction du développement rural, de l'économie bleue et de l'environnement durable.

Principales fonctions

Sous la supervision directe du Chargé principal des ressources humaines et de l’administration et sous la supervision générale du Directeur du BIRA-UA. Le titulaire du poste assume les tâches suivantes : 

1.    Assurer la tenue à jour du système d'enregistrement au Bureau de la Mission ;
•    Mettre en place et tenir à jour le système de classement du Bureau conformément au système de classement de l'UA ;
•    Établir et maintenir un système d’enregistrement des mouvements des dossiers au sein du Bureau, tout en assurant la bonne circulation et lecture des dossiers ;
•    Préparer la correspondance et les rapports relatifs aux activités d’enregistrement ;
•    Participer à la création et à la maintenance d'un système d'enregistrement et d’archivage électronique ;
2.    Assurer une gestion efficace du courrier dans le Bureau de la Mission ;
•    Recevoir, enregistrer et coder les avis, lettres et autres correspondances entrantes, puis les transmettre au service, à l’unité ou au fonctionnaire concerné ;
•    Enregistrer et répartir les communications sortantes, puis assurer le suivi de leur distribution ;
•    Apporter un soutien aux services communs, au comptage des stocks et au recouvrement des coûts ;
3.    Gérer les stocks en maintenant une documentation appropriée ;               
•    Tenir à jour les demandes du personnel et y donner suite ; 
•    S’assurer que les formulaires de demande reçus sont correctement enregistrés et classés ;
•    S’assurer de l’enregistrement des stocks à la réception et du bon traitement des demandes ;
•    S’assurer du respect des règles et règlements en matière d’achats ;
4.    Veiller à ce que toutes les demandes d'achat et les factures en suspens soient complètes pour l’ensemble des acquisitions, qu’il s’agisse de biens stockés ou de services, effectuées au sein du Bureau ;        
•    S’assurer de recevoir des dossiers complets – note de service et certificat de fonds – avant d’exécuter le traitement des demandes d'achat ; 
•    S’assurer de l’émission des bons de réception lors de la livraison des marchandises à l’organisation ;
•    Classer les documents dès réception de la facture et du bon de livraison, puis les envoyer à l’Unité Finances pour paiement ;
5.    Classer tous les documents entrants dans le Registre et mettre à jour l'index de classement ;
•    Mettre à jour l'index de classement, en particulier pour les nouveaux projets et la correspondance, et le diffuser auprès du personnel administratif ;
6.    Gérer l’achat et le mouvement des actifs au sein du Bureau ;
•    Assurer l’acquisition de biens sur demande de l'Unité ;
•    Préparer une liste des actifs pour chaque bureau ;
•    Assurer le suivi des mouvements d'actifs dans l’ensemble du Bureau ;
•    Effectuer annuellement la vérification des actifs pour l’ensemble du Bureau ;
•    Tenir un registre des actifs ;
7.    Répondre aux questions des auditeurs.

Responsabilités spécifiques

•    Gérer le registre et le système de distribution du courrier ;
•    Assurer le maintien des stocks pour garantir la continuité des opérations au Bureau, avec une documentation rigoureuse ;
•    Assurer la gestion des actifs du BIRA en réalisant et documentant les inventaires périodiques, ainsi qu’en contrôlant les mouvements des actifs ; 
•    Tenir à jour le registre des biens afin qu’il reflète en permanence la situation réelle ;
•    S’assurer de l’enregistrement des biens hors service et de la soumission des demandes d’élimination.

Formations universitaires et expériences requises

•    Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en gestion de la chaîne d'approvisionnement, avec une expérience professionnelle de trois (3) ans ou d’une Licence (Bac+2) en gestion de la chaîne d'approvisionnement avec une expérience professionnelle de deux (2) ans en gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un domaine connexe. Une qualification supérieure à la Licence (Bac+3) dans un des domaines d'études susmentionnés serait un atout supplémentaire. Des qualifications en gestion documentaire ou en gestion de l’information d’entreprise seraient un avantage supplémentaire.
•    Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine. La connaissance d’une autre langue de l'UA serait un atout supplémentaire.

Compétences requises

•    Excellentes compétences administratives et capacité à effectuer de multiples tâches ;
•    Capacité à être très attentif aux détails ;
•    Excellentes aptitudes dans le domaine des relations interpersonnelles et en communication ;
•    Excellentes compétences organisationnelles et aptitude à respecter les délais ;
•    Aptitude à travailler sous pression ;
•    Capacité à se motiver, créatif et ayant l'esprit d'équipe ;
•    Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel ; 
•    Aptitude à utiliser les outils informatiques pour accomplir les tâches qui lui sont confiées

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

ÉGALITÉ DE CHANCES:

La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION:

L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat régulier pour une période de 3 ans, dont les 12 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période de deux ans, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants.

DES LANGUES:

Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (Anglais, Arabe, Espagnol, Kiswahili, Français, Portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.

RÉMUNÉRATION:

À titre indicatif, le salaire de base pour ce poste est de 11,071.00 $ EU (GSA3 Échelon 1) par an pour les fonctionnaires locaux de la Commission.

Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 25 Juillet 2025 à 23h59 EAT.
- Ce poste est ouvert aux ressortissants Kényans et aux non-ressortissants résidant dans le pays et disposant d'un permis de travail en cours de validité UNIQUEMENT. 

- Seuls les candidats qui répondent à toutes les exigences du poste et qui sont sélectionnés pour un entretien seront contactés. 

- Seuls seront pris en considération les candidats ayant soumis une candidature en ligne dûment complétée, accompagnée d'un curriculum vitae (CV), d'un passeport africain, d'un permis de travail en cours de validité pour les non-résidents Kényans et des qualifications académiques requises, telles que les diplômes (Bac+2), les licences (Bac+3), les masters (Bac+5) et tout autre certificat pertinent en rapport avec le domaine d'expertise.