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Valeurs de l'UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe                    • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité                                         • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme                                          • Information et partage des connaissances

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Informations sur l'organisation

Rend compte à: Chargé des finances et de l'administration 
Direction/Département/Organe: Cabinet du Président 
Division: Mission permanente de l’UA à Bruxelles
Nombre de rapports directs: 0
Nombre de rapports indirects: 0
Grade du poste: GSA4
Nombre de postes: 1
Type de contract: Regulier
Lieu: Bruxelles, Belgique 

Objectif du poste

Sous la direction générale du Représentant permanent et la supervision directe du Chargé des finances et de l’administration, le Secrétaire/Réceptionniste assiste le personnel de la Mission permanente dans l’accomplissement de ses fonctions.
 

Principales fonctions

• Assurer le suivi des activités de la Mission permanente, recevoir tous les appels téléphoniques et y répondre ;
• Proposer de nouvelles approches pour améliorer le fonctionnement de la réception de la Mission permanente, située à l’entrée du Bureau ;
• Participer à l’organisation de réunions, congrès et conférences avec les parties prenantes pertinentes, internes et externes ;
• Apporter son soutien à la préparation des rapports, à la correspondance avec le Groupe des ambassadeurs africains, ainsi qu’au traitement des demandes reçues par courrier électronique et par téléphone ;
• Apporter un soutien administratif à la Mission permanente en assurant la réception des appels téléphoniques, les tâches protocolaires du Bureau, la gestion des courriels, la réponse aux demandes par courrier électronique et par téléphone, et en contribuant à l’organisation des réunions par la photocopie, la distribution de documents et diverses tâches de secrétariat ;
• Remplacer le Secrétaire bilingue en cas de besoin ; 
• Assumer toute tâche administrative selon les instructions reçues.
   

Responsabilités spécifiques

Le Secrétaire/Réceptionniste assume les tâches suivantes : 

• Répondre à tous les appels téléphoniques et les transférer aux personnes concernées ;
• Assurer les services d’accueil et de protocole ;
• Saisir et corriger les documents, les rapports, les correspondances, les messages, les demandes de renseignements, etc. qui pourraient être requis par ses supérieurs hiérarchiques ;
• Recevoir la correspondance courante et préparer les réponses à la signature des supérieurs hiérarchiques ;
• Photocopier et distribuer toute la documentation relative aux réunions du Bureau du Groupe africain et aux réunions plénières et prévoir des salles de conférence pour toutes ces réunions ;
• Recevoir les invités/visiteurs/membres du personnel et leur fournir les informations de base sur les questions et les procédures pertinentes ;
• Assurer un système de classement et d’enregistrement approprié pour tous les courriers et documents à l’arrivée et à la sortie ;
• Répondre et filtrer les appels téléphoniques et les messages électroniques et assurer le suivi avec les supérieurs hiérarchiques et les partenaires ;
• Fournir des services administratifs quotidiens aux différents services de la Mission.
   

Formations universitaires et expériences requises

• Un diplôme ou une licence (Bac+2 ou Bac+3) avec respectivement trois (3) ou deux (2) années d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou du secrétariat ou dans un domaine connexe.Certificat avancé en secrétariat, avec une spécialisation dans au moins deux des langues de travail de l’UA. 
• Une qualification plus élevée serait un atout. 
• Excellente maîtrise de l’anglais et/ou du français (la connaissance du néerlandais ou de l’allemand serait un atout supplémentaire).
• Excellentes compétences en secrétariat, en relations interpersonnelles et en gestion de bureau ;
   

Compétences requises

• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français (la connaissance de l’allemand et du néerlandais serait un atout supplémentaire).
• Excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles et capacité à travailler et à établir des relations dans un environnement multiculturel ;
• Excellentes aptitudes en matière de rédaction et de présentation ;
• Compétences dans l’utilisation des applications bureautiques et des outils de présentation et d’analyse des données ; 
• Capacité à travailler avec toutes les unités opérationnelles, toutes les régions géographiques et tous les environnements culturellement sensibles ; 
• Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine. La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

ÉGALITÉ DE CHANCES :

La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION :

L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat régulier pour une période de 3 ans, dont les 12 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période de deux ans, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants.

DES LANGUES:

Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (Anglais, Arabe, Espagnol, Kiswahili, Français, Portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.

RÉMUNÉRATION :

À titre indicatif, le salaire de base pour ce poste est de  12,834.00 $ EU (GSA4 Échelon 1) par an. À ce salaire s’ajoutent d’autres émoluments, tels que l’indemnité de poste (54% du salaire de base), l’indemnité de logement (16,813.44 $ EU par an), l’indemnité pour frais d’études (100 % des frais de scolarité et d’autres frais connexes jusqu’à un maximum de 10 000 $ EU par enfant et par an), pour les fonctionnaires internationaux et de 3 330 $ EU par enfant et par an, pour les fonctionnaires locaux.

Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 22 Septembre 2025 à 23h59 GMT+3.
-Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés.
-Seuls les dossiers de candidature complets soumis en ligne, avec un curriculum vitae (CV), un passeport africain et les qualifications universitaires requises, telles qu'un diplôme de niveau (Bac+2), une Licence (Bac+3), un Master (Bac+5) ou tout autre certificat pertinent en rapport avec le domaine d'expertise, seront examinés.
-L’Union africaine est un employeur qui respecte l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées.
-Les ressortissants des pays les moins représentés au sein de l’Union africaine sont vivement encouragés à soumettre leurs candidatures pour des postes qui correspondent à leurs profils: Algérie, Angola, Cap-Vert, République centrafricaine, Comores, RD Congo, Égypte, Guinée équatoriale, Érythrée, Guinée, Guinée-Bissau, Libéria, Libye, Madagascar, Mali, Mauritanie, Maurice, Maroc, Namibie, R.D. Sahraoui, Sao Tomé-et-Principe, Seychelles et Somalie.